El contexto
Cada año, miles de estudiantes solicitan certificados de sus instituciones educativas, ya sea que hablemos de certificados de inscripción, de graduación o de situación académica. El proceso tradicional, basado en Word, a menudo es engorroso y consume un tiempo valioso tanto para el personal administrativo como para los estudiantes.
La anatomía de un certificado bien hecho
Un certificado redactado eficazmente debe ser preciso, completo y fácil de obtener. Debería incluir datos clave como {{nume_student}}, {{cnp}}, {{program_studiu}}, {{an_universitar}}, y {{status_academic}}.
Crea la plantilla
El primer paso en la automatización del flujo es crear una plantilla eficiente en LexiFlow. Esta plantilla contendrá todos los campos necesarios en forma de variables, como: {{nume_student}}, {{cnp}}, y otros.
Conecta los datos
Para automatizar completamente, necesitamos fuentes de datos confiables. Estas pueden estar formadas por CSVs, APIs del sistema interno de la universidad o bases de datos que proporcionen directamente la información necesaria.
Mapea y genera
Después de configurar las fuentes de datos, el siguiente paso es mapear las variables de la plantilla con los campos específicos de las fuentes de datos. Una vez mapeados, podemos construir un flow en LexiFlow que permita la generación en lote de los certificados.
Consejos prácticos
- Verifica la exactitud de los datos antes de la generación para evitar errores posteriores.
- Prueba la plantilla con un pequeño conjunto de datos para asegurarte de que todo funcione correctamente.
- Automatiza el proceso de actualización de los datos para reflejar siempre la información más reciente de los sistemas universitarios.